組織の管理
株主総会とは何か
株主総会は、会社に出資をした株主がその総意により直接会社の基本的意思を決定する機関です。
株主は、会社へ出資をした者ですから、実質的には会社の所有者といえ、本来、会社のあらゆる事項について決定できるはずです。しかし、本来大規模な企業形態を予定する株式会社においては、極めて多数の株主の存在が予定されるとともに、経営能力も持たない株主が現実的にすべての会社の意思を決定することは、困難です。
そこで、会社法は、取締役会を設置しない、小規模な会社（取締役会非設置会社）においては、決議事項を「この法律に規定する事項及び株式会社の組織、運営、管理その他株式会社に関する一切の事項」として（２９５条１項）、広く株主総会の権限を認めていますが、取締役会を設置して取締役に会社の経営を委任する取締役会設置会社においては、決議事項を「会社法の規定する事項及び定款で定めた事項」に限定し、その権限を会社の基本的な事項に限っています（法２９５条２項）。
ただし、会社法が株主総会の決議事項とした事項は、会社の事業の譲渡等、定款変更、合併、解散、取締役・監査役等の選任・解任、取締役・監査役の報酬の決定、計算書類の承認、剰余金配当など会社の重要な事項ですから、株主総会に与えられている権限は大きいといえます。
なぜ株主総会を開く必要があるのか。
ところが、「うちは親族や仲間だけでやっている会社だから、株主総会なんて開いたことないよ。」なんて話は、多くの中小企業経営者からよく聞くお話です。
しかし、実際、それでよいのでしょうか。
先にみたように、株主総会が決定すべしとされる事項は、会社の基本的な事項ばかりです。その中には、取締役の選任や報酬の決定といった事項も含まれます。「この会社を作ったのは自分だ。」「自分が会社の社長だ。」などと安心しきっていても、会社法が定める社長の選任手続を経ていなければ、法律上は社長とは言えません。会社法は、基本的には、株主総会で選任された取締役が取締役会を構成し、取締役会で代表取締役（社長）を選任するという図式を取っています。
株主総会を開いていなければ、当然、取締役の選任もなく、取締役が正式に選任されていなければ代表取締役も存在しえません。
また、取締役の報酬を決定するのも株主総会です。株主総会を開いていなければ、取締役としては当然報酬を受け取ることはできません。事実上受け取ってきた報酬は、不当利得として返還を求められたり、損害賠償責任を追及されかねません。
現実には、親族や仲間で作った会社がうまくいっている時は、株主総会を開いていないことによる問題が顕在化することはあまりないといってよいでしょう。
しかし、一度、親族同士・仲間同士の仲が険悪となり、会社の経営においても対立するようになると、長い間、株主総会を開いてこなかった付けが一気に回って来て、取締役の地位を否認されたり、報酬の返還を求められたりといったことは、よくあることなのです。
そこで、以下には、株主総会をどのように開いたらよいのかをみていくことにしましょう。
なお、会社法は、極めて多様な機関構成を認めていますが、以下には、大会社以外の会社全般で採用可能な機関構成であり、現に大多数の会社が採用している株主総会＋取締役会＋代表取締役＋監査役という機関構成における、株主総会についてみていきます。
ステップ１ 株主総会の招集
株主総会を開くには、まず、取締役会を開催し、取締役会で、
1）株主総会の日時及び場所
2）株主総会の目的（報告、議題）
3）株主総会に出席しない株主が書面によって議決権を行使できることとするときは、その旨、
4）
株主総会に出席しない株主が電磁的方法（例えば、インターネット投票、Ｅメール）によって議決権を行使できることとするときは、その旨、決定します。
そして、取締役会の決定を受けて、代表取締役は、各株主に対して、株主総会の日の２週間前までに、書面で、その通知を発しなければなりません。 但し、公開会社（その発行する全部又は一部の株式の内容として譲渡による当該株式の取得について株式会社の承認を要する旨の定款の定めを設けていない株式会社）でない会社においては、株主総会の日の１週間前までに、書面で通知を発すれば足ります。→具体的な招集通知の例についてはこちら
なお、書面による議決権の行使ができる旨定めたときには、取締役は、株主総会の招集の通知に際して、法務省令で定める株主総会参考書類及び議決権行使書面を添付しなければなりません。
株主総会参考書類とは、具体的には、
1）議案（例えば、議題が取締役○名選任の件であれば、具体的に誰を取締役にするなど）、
2）取締役が株主総会に提出しようとする会計などに関する議案を、監査役が調査した結果の概要、その他株主の議決権行使について参考となると認める事項を記載したものをいいます。
また、議決権行使書面とは、書面投票での投票用紙をいいます。
ステップ２ 株主総会の開催
では、株主総会は、どのように開いたらよいのでしょうか。
この点、議題に関して、取締役会（執行部）の提出する議案に反対する株主も多く、株主総会が紛糾しそうだという場合には、もちろん事前の根回しや対策も必要となりますが、要は、普通の会議の場合と変わりません。
総会では、議長（通常は代表取締役）が会議を束ねて議事を進行し、招集通知に掲げられた事項をひとつひとつ処理していきます。
定時総会であれば、直近に迎えた決算期の報告は不可欠ですし、計算書類の承認（決議）を受けなければなりません。
議題に関しては、提出する議案（決議案）の趣旨を説明し、株主から質問が出れば、当該事項について必要な説明しなければなりません（説明義務）。但し、株主の質問がその株主総会の目的である事項に関しないものである場合やその説明をすることにより株主の共同の利益を著しく害する場合その他正当な理由がある場合として法務省令で定められている場合には、説明を拒むことができます。
そして、株主に対する説明をし、質疑が終われば、決議することになります。
ただ、ここで注意しなければならないことは、株主総会における決議は、１人１票ではなく、１株につき１議決権が与えられるということです。株主が５人いたとしても、その過半数は３人ということではなく、それぞれの株主が保有する株式数の過半数ということです。したがって、１人の株主が６００株を保有し、他の４人の株主が１００株ずつ保有していたとしても、６００株を保有する株主１人の意見で過半数が形成されてしまうということです。
また、会社法は、次のように、決議事項によって決議の成立に必要な要件を異にしていますので、注意が必要です。
(a) 普通決議
定款に別段の定めがある場合を除き、議決権を行使できる株主の議決権の過半数を有する株主が出席し（定足数）、出席した当該株主の議決権の過半数の賛成で成立する決議をいいます。
例）役員（取締役、会計参与及び監査役）の選任・解任、計算書類の承認、準備金の減少、資本金・準備金の額の増加、剰余金の処分・配当など
(b) 特別決議
定款に別段の定めがある場合を除き、議決権を行使できる株主の議決権の過半数を有する株主が出席し（定足数）、出席した当該株主の議決権の３分の２以上に当たる多数の賛成で成立する決議をいいます。
例）特定の株主からの自己株式の取得、第三者に対する募集株式の有利発行、非公開会社においては募集株式の発行、資本金の額の減少、事業の全部または重要な一部の譲渡、他の会社の事業の全部の譲受、定款の変更など
(c) 特殊決議
1）議決権を行使できる株主の半数以上であって、当該株主の議決権の３分の２以上、または2）総株主の半数以上であって、総株主の議決権の４分の３以上に当たる多数の賛成で成立する決議をいいます。
例）
1）にあたるものとして、すべての発行済株式を譲渡制限株式とする旨の定めを新設する定款変更
2）にあたるものとして、非公開会社において、剰余金の配当を受ける権利等に関する事項について、株主ごとに異なる取り扱いを行う旨の定款の定め
ステップ３ 株主総会議事録の作成
株主総会はただ開催さえすればよいというものではありません。後々、決議の存在や成立が問題となったときに備えて、株主総会議事録を作成する必要があります。
会社法も、株主総会の議事録については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならないとし、株主総会の日から１０年間本店に備え置かなければならないとしています。
個別のケース対応や詳細は、御相談ください。
（千賀守人）
